Зміна кодування в Microsoft Excel

З потребою змінювати кодування тексту часто стикаються користувачі, що працюють браузерах, текстових редакторах і процесорах. Проте, і при роботі в табличному процесорі Excel така необхідність теж може виникнути, адже ця програма обробляє не тільки цифри, але і текст. Давайте розберемося, як змінити кодування в Ексель.

урок: Кодування в Microsoft Word

Робота з кодуванням тексту

Кодування тексту - ця набір електронних цифрових виразів, які перетворюються в зрозумілі для користувача символи. Існує багато видів кодування, у кожного з яких є свої правила і мову. Уміння програми розпізнавати конкретну мову і переводити його на зрозумілі для звичайної людини знаки (літери, цифри, інші символи) визначає, чи зможе додаток працювати з конкретним текстом чи ні. Серед популярних текстових кодувань слід виділити такі:

• Windows-1251;
• KOI-8;
• ASCII;
• ANSI;
• UKS-2;
• UTF-8 (Юнікод).

Останнє найменування є найпоширенішим серед кодувань в світі, так як вважається свого роду універсальним стандартом.

Найчастіше, програма сама розпізнає кодування і автоматично перемикається на неї, але в окремих випадках користувачеві потрібно вказати додатком її вид. Тільки тоді воно зможе коректно працювати з кодованими символами.

Найбільша кількість проблем з розшифровкою кодування у програми Excel зустрічається при спробі відкриття файлів CSV або експорті файлів txt. Часто, замість звичайних букв при відкритті цих файлів через Ексель, ми можемо спостерігати незрозумілі символи, так звані «кракозябри». У цих випадках користувачеві потрібно зробити певні маніпуляції для того, щоб програма почала коректно відображати дані. Існує кілька способів вирішення даної проблеми.

Спосіб 1: зміна кодування за допомогою Notepad ++

На жаль, повноцінного інструменту, який дозволяв би швидко змінювати кодування в будь-якому типі текстів у Ексель немає. Тому доводиться в цих цілях використовувати багатокрокові рішення або вдаватися до допомоги сторонніх додатків. Одним з найбільш надійних способів є використання текстового редактора Notepad ++ .

1. Запускаємо програму Notepad ++. Кількома по пункту «Файл». Із списку, вибираємо пункт «Відкрити». Як альтернативний варіант, можна набрати на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl + O.
2. Запускається вікно відкриття файлу. Переходимо в директорію, де розташований документ, який некоректно відобразився в Ексель. Виділяємо його і тиснемо на кнопку «Відкрити» в нижній частині вікна.
3. Файл відкривається у вікні редактора Notepad ++. Внизу вікна в правій частині рядка стану вказана поточна кодування документа. Так як Excel відображає її некоректно, потрібно провести зміни. Набираємо комбінацію клавіш Ctrl + A на клавіатурі, щоб виділити весь текст. Кількома по пункту меню «Кодування». У списку вибираємо пункт «Перетворити в UTF-8». Це кодування Юнікод і з нею Ексель працює максимально коректно.
4. Після цього, щоб зберегти зміни у файлі тиснемо на кнопку на панелі інструментів у вигляді дискети. Закриваємо Notepad ++, натиснувши на кнопку у вигляді білого хрестика в червоному квадраті у верхньому правому куті вікна.
5. Відкриваємо файл стандартним способом через провідник або за допомогою будь-якого іншого варіанту в програмі Excel. Як бачимо, всі символи тепер відображаються коректно.

Незважаючи на те, що даний спосіб заснований на використанні стороннього програмного забезпечення, він є одним з найпростіших варіантів для перекодування вмісту файлів під Ексель.

Спосіб 2: застосування Майстри текстів

Крім того, здійснити перетворення можна і за допомогою вбудованих інструментів програми, а саме Майстра текстів. Як не дивно, використання даного інструменту дещо складніше, ніж застосування сторонньої програми, описаної в попередньому методі.

1. Запускаємо програму Excel. Потрібно активувати саме сам додаток, а не відкрити з його допомогою документ. Тобто, перед вами повинен постати чистий аркуш. Переходимо у вкладку «Дані». Кількома на кнопку на стрічці «З тексту», розміщену в блоці інструментів «Отримання зовнішніх даних».
2. Відкривається вікно імпорту текстового файлу. У ньому підтримується відкриття наступних форматів:
   • TXT;
   • CSV;
   • PRN.

   Переходимо в директорію розміщення файлу, що імпортується, виділяємо його і натискаємо на кнопку «Імпорт».

3. Екрані з'явиться діалогове вікно текстів. Як бачимо, в поле попереднього перегляду символи відображаються некоректно. В поле «Формат файлу» розкриваємо випадає і міняємо в ньому кодування на «Юнікод (UTF-8)».

   Якщо дані відображаються однаково некоректно, то намагаємося експериментувати із застосуванням інших кодувань, поки текст в поле для попереднього перегляду не стане читаним. Після того, як результат задовольнить вас, тисніть на кнопку «Далі».

4. Відкривається наступне вікно Майстра тексту. Тут можна змінити знак роздільник, але рекомендується залишити налаштування за замовчуванням (знак табуляції). Тиснемо на кнопку «Далі».
5. В останньому вікні є можливість змінити формат даних стовпці:
   • Загальний;
   • текстовий;
   • Дата;
   • Пропустити стовпець.

   Тут настройки слід виставити, враховуючи характер оброблюваного контенту. Після цього тиснемо на кнопку «Готово».

6. У наступному вікні вказуємо координати лівої верхньої комірки діапазону на аркуші, куди будуть вставлені дані. Це можна зробити, вбивши адресу вручну в відповідне поле або просто виділивши потрібну комірку на аркуші. Після того, як координати додані, в поле вікна тиснемо кнопку «OK».
7. Після цього текст відобразиться на аркуші в потрібній нам кодуванні. Залишається його відформатувати або відновити структуру таблиці, якщо це були табличні дані, так як при переформатуванні вона руйнується.

Спосіб 3: збереження файлу в певній кодуванні

Буває і зворотна ситуація, коли файл потрібно не відкрити з коректним відображенням даних, а зберегти у встановленій кодуванні. У Ексель можна виконати і це завдання.

1. Переходимо у вкладку «Файл». Кількома по пункту «Зберегти як».
2. Відкривається вікно збереження документа. За допомогою інтерфейсу Провідника визначаємо директорію, де файл буде зберігатися. Потім виставляємо тип файлу, якщо хочемо зберегти книгу в форматі відмінному від стандартного формату Excel (xlsx). Потім натискаємо по параметру «Сервіс» і в списку, вибираємо пункт «Параметри веб-документа».
3. У вікні, переходимо у вкладку «Кодування». В поле «Зберегти документ як" відкриваємо випадає і встановлюємо з переліку той тип кодування, який вважаємо за потрібне. Після цього тиснемо на кнопку «OK».
4. Повертаємося у вікно «Збереження документа» і тут тиснемо на кнопку «Зберегти».

Документ збережеться на жорсткому диску або знімному носії в тій кодуванні, яку ви визначили самі. Але потрібно врахувати, що тепер завжди документи, збережені в Excel, будуть зберігатися в даному кодуванні. Для того, щоб змінити це, доведеться знову заходити в вікно «Параметри веб-документа» і змінювати налаштування.

Існує й інший шлях до зміни налаштувань кодування збереженого тексту.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», натискаємо по пункту «Параметри».
2. Відкривається вікно параметрів Ексель. Вибираємо підпункт «Додатково» з переліку розташованого в лівій частині вікна. Центральну частину вікна прокручуємо вниз до блоку налаштувань «Загальні». Тут натискаємо на кнопку «Параметри веб-сторінки».
3. Відкривається вже знайоме нам вікно «Параметри веб-документа», де ми проробляємо всі ті ж дії, про які говорили раніше.

Тепер будь-який документ, який було збережено в Excel, буде мати саме ту кодування, яка була вами встановлена.

Як бачимо, у Ексель немає інструменту, який дозволив би швидко і зручно конвертувати текст з одного кодування в іншу. Майстер тексту має занадто громіздкий функціонал і має безліч непотрібних для подібної процедури можливостей. Використовуючи його, вам доведеться проходити кілька кроків, які безпосередньо на даний процес не впливають, а служать для інших цілей. Навіть конвертація через сторонній текстовий редактор Notepad ++ в цьому випадку виглядає дещо простіше. Збереження файлів в заданій кодуванні в додатку Excel теж ускладнено тим фактом, що кожен раз при бажанні змінити цей параметр, вам доведеться змінювати загальні налаштування програми.

• ← Установка прочерку в Microsoft Excel
• Приховування формул в Microsoft Excel →