Пошук в програмі Microsoft Excel

У документах Microsoft Excel, які складаються з великої кількості полів, часто потрібно знайти певні дані, найменування рядки, і т.д. Дуже незручно, коли доводиться переглядати величезну кількість рядків, щоб знайти потрібне слово або вираз. Заощадити час і нерви допоможе вбудований пошук Microsoft Excel. Давайте розберемося, як він працює, і як ним користуватися.

Пошукова функція в Excel

Пошукова функція в програмі Microsoft Excel пропонує можливість знайти потрібні текстові або числові значення через вікно «Знайти і замінити». Крім того, в програмі є можливість розширеного пошуку даних.

Спосіб 1: простий пошук

Простий пошук даних в програмі Excel дозволяє знайти всі осередки, в яких міститься введений в пошукове вікно набір символів (літери, цифри, слова, і т.д.) без урахування регістру.

1. Перебуваючи у вкладці «Головна», натискаємо на кнопку «Знайти і виділити», яка розташована на стрічці в блоці інструментів «Редагування». У меню вибираємо пункт «Знайти ...». Замість цих дій можна просто набрати на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl + F.
2. Після того, як ви перейшли за відповідними пунктами на стрічці, або натиснули комбінацію «Гарячих клавіш» , Відкриється вікно «Знайти і замінити» у вкладці «Знайти». Вона нам і потрібна. В поле «Знайти» вводимо слово, символи, або вирази, за якими збираємося проводити пошук. Тиснемо на кнопку «Знайти далі», або на кнопку «Знайти все».
3. При натисканні на кнопку «Знайти далі» ми подорожуємо до першої ж осередку, де містяться введені групи символів. Сама осередок стає активною.

   Пошук і видача результатів проводиться за рядком. Спочатку обробляються всі осередки першого рядка. Якщо дані відповідають умові знайдені не були, програма починає шукати у другому рядку, і так далі, поки не знайде задовільний результат.

   Пошукові символи не обов'язково повинні бути самостійними елементами. Так, якщо в якості запиту буде задано вираз «прав», то у видачі будуть представлені всі осередки, які містять даний послідовний набір символів навіть всередині слова. Наприклад, релевантним запитом в цьому випадку буде вважатися слово «Направо». Якщо ви задасте в пошуковику цифру «1», то у відповідь потраплять осередки, які містять, наприклад, число «516».

   Для того, щоб перейти до наступного результату, знову натисніть кнопку «Знайти далі».

   Так можна продовжувати до тих, пір, поки відображення результатів не почнеться по новому колу.

4. У разі, якщо при запуску пошукової процедури ви натиснете на кнопку «Знайти всі», все результати видачі будуть представлені у вигляді списку в нижній частині пошукового вікна. У цьому списку знаходяться інформація про вміст комірок з даними, що задовольняють запиту пошуку, вказано їхню адресу розташування, а також лист і книга, до яких вони належать. Для того, щоб перейти до будь-якого з результатів видачі, досить просто клікнути по ньому лівою кнопкою миші. Після цього курсор перейде на ту осередок Excel, по запису якої користувач зробив клацання.

Спосіб 2: пошук за вказаною інтервалу осередків

Якщо у вас досить масштабна таблиця, то в такому випадку не завжди зручно проводити пошук по всьому листу, адже в пошуковій видачі може виявитися величезна кількість результатів, які в конкретному випадку не потрібні. Існує спосіб обмежити пошукове простір тільки певним діапазоном осередків.

1. Виділяємо область осередків, в якій хочемо зробити пошук.
2. Набираємо на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl + F, після чого запуститися знайоме нам вже вікно «Знайти і замінити». Подальші дії точно такі ж, що і при попередньому способі. Єдина відмінність полягатиме в тому, що пошук виконується тільки в зазначеному інтервалі осередків.

Спосіб 3: Розширений пошук

Як вже говорилося вище, при звичайному пошуку в результати видачі потрапляють абсолютно всі осередки, що містять послідовний набір пошукових символів в будь-якому вигляді не залежно від регістру.

До того ж, в видачу може потрапити не тільки вміст конкретної комірки, а й адреса елемента, на який вона посилається. Наприклад, в комірці E2 міститься формула, яка представляє собою суму осередків A4 і C3. Ця сума дорівнює 10, і саме це число відображається в осередку E2. Але, якщо ми поставимо в пошуку цифру «4», то серед результатів видачі буде все та ж осередок E2. Як таке могло статися? Просто в осередку E2 як формули міститься адреса на осередок A4, який як раз включає в себе шукану цифру 4.

Але, як відсікти такі, і інші свідомо неприйнятні результати видачі пошуку? Саме для цих цілей існує розширений пошук Excel.

1. Після відкриття вікна «Знайти і замінити» будь-яким вищеописаним способом, тиснемо на кнопку «Параметри».
2. У вікні з'являється цілий ряд додаткових інструментів для управління пошуком. За замовчуванням всі ці інструменти знаходяться в стані, як при звичайному пошуку, але при необхідності можна виконати коригування.

   За замовчуванням, функції «Враховувати регістр» і «Осередки повністю» відключені, але, якщо ми поставимо галочки біля відповідних пунктів, то в такому випадку, при формуванні результату буде враховуватися введений регістр, і точний збіг. Якщо ви введете слово з маленької літери, то в пошукову видачу, осередки містять написання цього слова з великої літери, як це було б за замовчуванням, вже не потраплять. Крім того, якщо включена функція «Осередки повністю», то в видачу будуть додаватися тільки елементи, що містять точне найменування. Наприклад, якщо ви задасте пошуковий запит «Миколаїв», то осередки, які містять текст «Миколаїв А. Д.», в видачу вже додані не будуть.

   За замовчуванням, пошук проводиться тільки на активному аркуші Excel. Але, якщо параметр «Шукати» ви перекладете в позицію «У книзі», то пошук буде проводитися по всіх листам відкритого файлу.

   У параметрі «Переглядати» можна змінити напрямок пошуку. За замовчуванням, як уже говорилося вище, пошук ведеться по порядку через підрядник. Переставивши перемикач в позицію «По стовпцях», можна задати порядок формування результатів видачі, починаючи з першого стовпчика.

   У графі «Зона пошуку» визначається, серед яких конкретно елементів проводиться пошук. За замовчуванням, це формули, тобто ті дані, які при кліці по осередку відображаються в рядку формул. Це може бути слово, число чи посилання на осередок. При цьому, програма, виконуючи пошук, бачить тільки посилання, а не результат. Про це ефекті велася мова вище. Для того, щоб проводити пошук саме за результатами, за тими даними, які відображаються в осередку, а не в рядку формул, потрібно переставити перемикач з позиції «Формули» в позицію «Значення». Крім того, існує можливість пошуку по приміток. В цьому випадку, перемикач переставляємо в позицію «Примітки».

   Ще більш точно пошук можна задати, натиснувши на кнопку «Формат».

   При цьому відкривається вікно формату осередків. Тут можна встановити формат осередків, які будуть брати участь в пошуку. Можна встановлювати обмеження по числовому формату, з вирівнювання, шрифту, межі, заливці і захисту, по одному з цих параметрів, або комбінуючи їх разом.

   Якщо ви хочете використовувати формат якоїсь конкретної комірки, то в нижній частині вікна натисніть на кнопку «Використовувати формат цього осередку ...».

   Після цього, з'являється інструмент у вигляді піпетки. За допомогою нього можна виділити ту осередок, формат якої ви збираєтеся використовувати.

   Після того, як формат пошуку налаштований, тиснемо на кнопку «OK».

   Бувають випадки, коли потрібно провести пошук не по конкретному словосполученню, а знайти осередки, в яких знаходяться пошукові слова в будь-якому порядку, навіть, якщо їх розділяють інші слова і символи. Тоді дані слова потрібно виділити з обох боків знаком «*». Тепер в пошуковій видачі будуть відображені всі осередки, в яких знаходяться дані слова в будь-якому порядку.

3. Як тільки налаштування пошуку встановлено, слід натиснути на кнопку «Знайти все» або «Знайти далі», щоб перейти до пошукової видачі.

Як бачимо, програма Excel являє собою досить простий, але в той же час дуже функціональний набір інструментів пошуку. Для того, щоб зробити найпростіший писк, досить викликати пошукове вікно, ввести в нього запит, і натиснути на кнопку. Але, в той же час, існує можливість налаштування індивідуального пошуку з великою кількістю різних параметрів і додаткових налаштувань.

• ← 2 способи кореляційного аналізу в Microsoft Excel
• Установка пароля на файли в програмі Microsoft Excel →