При роботі в Ексель деякі таблиці досягають досить значного розміру. Це призводить до того, що розмір документа збільшується, іноді досягаючи навіть десятка мегабайт і більше. Збільшення ваги книги Excel призводить не тільки до збільшення займаного їм місця на жорсткому диску, але, що ще більш важливо, до уповільнення швидкості виконання різних дій і процесів у ній. Попросту кажучи, при роботі з таким документом програма Excel починає гальмувати. Тому актуальним стає питання оптимізації та скорочення розмірів подібних книг. Давайте розберемося, як можна зменшити розмір файлу в Ексель.
зміст
Оптимізувати розрісся файл слід відразу за кількома напрямками. Багато користувачів не здогадуються, але найчастіше книга Excel містить багато непотрібної інформації. Коли файл невеликий на це ніхто особливої уваги не звертає, але якщо документ став громіздким, потрібно оптимізувати його за всіма можливими параметрами.
Робочий діапазон - це та область, дії в якій запам'ятовує Excel. При перерахунку документа програма перераховує всі осередки робочої області. Але вона не завжди відповідає тому діапазону, в якому дійсно працює користувач. Наприклад, ненавмисно поставлений пробіл далеко внизу від таблиці розширить розмір робочого діапазону до того елемента, де цей пробіл знаходиться. Виходить, що Ексель при перерахунку кожен раз буде обробляти купу порожніх клітинок. Подивимося, як можна усунути цю проблему на прикладі конкретної таблиці.
Звичайно, в реальності такий великий розрив між фактичним робочим діапазоном і тим, який за нього приймає Excel, буває досить рідко, і ми взяли таку велику кількість рядків для наочності. Хоча, іноді бувають навіть випадки, коли робочою областю вважається вся площа листа.
Багато користувачів намагаються зробити видалення, натиснувши на кнопку Delete на клавіатурі, але це не правильно. Дана дія очищає вміст комірок, але не видаляє їх самі. Тому в нашому випадку воно не допоможе.
Якщо в книзі кілька листів, з якими ви працюєте, потрібно провести подібну процедуру з кожним з них. Це дозволить ще більше зменшити розмір документа.
Ще одним важливим фактором, який робить документ Excel важчим, є надлишкове форматування. Сюди можна віднести застосування різних видів шрифтів, меж, числових форматів, але в першу чергу це стосується заливки осередків різними кольорами. Так що перед тим, як додатково відформатувати файл, потрібно двічі подумати, а чи обов'язково варто це робити чи без цієї процедури можна легко обійтися.
Особливо це стосується книг, що містять велику кількість інформації, які самі по собі вже мають чималий розмір. Додавання форматування в книгу може збільшити її вагу навіть у кілька разів. Тому потрібно вибрати «золоту» середину між наочністю подання інформації в документі і розміром файлу, застосовувати форматування тільки там, де воно дійсно необхідно.
Ще одним фактором, пов'язаним з форматуванням, утяжеляются вага, є те, що деякі користувачі вважають за краще відформатувати осередки «із запасом». Тобто, вони форматують не тільки саму таблицю, але і діапазон, який знаходиться під нею, іноді навіть до кінця листа, з розрахунком на те, що, коли в таблицю будуть додаватися нові рядки, не потрібно буде кожен раз форматувати їх знову.
Але невідомо, коли саме будуть додаватися нові рядки і як багато їх додасться, а таким попередніми форматуванням ви утяжелить файл вже прямо зараз, що негативно також позначиться і на швидкості роботи з даним документом. Тому, якщо ви і застосували форматування до порожніх клітинок, що не входять в таблицю, то його обов'язково слід прибрати.
Вищеописані дії допоможуть істотно зменшити розмір книги Excel і прискорити роботу в ній. Але краще спочатку використовувати форматування тільки там, де воно по-справжньому доречно і необхідно, ніж потім витрачати час на оптимізацію документа.
урок: Форматування таблиць в Ексель
У деяких документах дуже велика кількість посилань, звідки підтягуються значення. Це теж може серйозно гальмувати швидкість роботи в них. Особливо сильно на цей показати впливають зовнішні посилання на інші книги, хоча і внутрішні посилання теж негативно відбиваються на швидкодії. Якщо джерело, звідки посилання бере інформацію, не є постійно оновлюється, тобто, сенс замінити посилальні адреси в осередках на звичайні значення. Це здатне збільшити швидкість роботи з документом. Подивитися, посилання або значення знаходиться в конкретній комірці, можна в рядку формул після виділення елемента.
В якості альтернативи після виділення діапазону можна використовувати поєднання гарячих клавіш Ctrl + C.
Але потрібно пам'ятати, що цей варіант оптимізації книги Excel не завжди прийнятний. Його можна застосовувати тільки тоді, коли дані з першоджерела не є динамічними, тобто, не зміняться з часом.
Ще одним способом істотно скоротити розмір файлу є зміна його формату. Цей спосіб, напевно, більше за всіх інших допомагає стиснути книгу, хоча і вище представленими варіантами теж потрібно користуватися в комплексі.
У Ексель існують кілька «рідних» форматів файлів - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls був базовим розширенням для програми версії Excel 2003 і раніше. Він є вже застарілим, але, тим не менше, багатьма користувачами продовжує досі застосовуватися. До того ж, бувають випадки, коли доводиться повертатися до роботи зі старими файлами, які були створені багато років тому ще за часів відсутності сучасних форматів. Не кажучи вже про те, що з книгами з даними розширенням працюють багато сторонніх програми, які не вміють обробляти більш пізні варіанти документів Excel.
Потрібно відзначити, що книга з розширенням xls має набагато більший розмір, ніж сучасний її аналог формату xlsx, який в даний час Ексель використовує, як головний. В першу чергу, це пов'язано з тим, що файли xlsx, по суті, є стислими архівами. Тому, якщо ви використовуєте розширення xls, але бажаєте зменшити вагу книги, то це можна зробити просто перезберегти її в форматі xlsx.
Крім того, в Ексель існує ще один сучасний формат xlsb або двійкова книга. У ньому документ зберігається в бінарній кодуванні. Ці файли важать ще менше, ніж книги в форматі xlsx. До того ж, мова, на якому вони записані, найближче для програми Excel. Тому вона працює з такими книгами швидше, ніж з будь-яким іншим розширенням. При цьому книга зазначеного формату по функціональності і можливостям застосування різних інструментів (форматування, функції, графіки і т.д.) ні в чому не поступається формату xlsx і перевершує формат xls.
Основна причина, чому xlsb не став форматом за умовчанням в Excel, полягає в тому, що з ним практично не вміють працювати сторонні програми. Наприклад, якщо вам потрібно буде експортувати інформацію з Excel в програму 1C, то це можна буде зробити з документами xlsx або xls, але не з xlsb. Але, якщо ви не плануєте перенос даних ні в якусь сторонню програму, то сміливо можете зберігати документ в форматі xlsb. Це дозволить вам зменшити розмір документа і збільшить швидкість роботи в ньому.
Процедура збереження файлу в розширенні xlsb аналогічна тій, яку ми робили для розширення xlsx. У вкладці «Файл» натискаємо по пункту «Зберегти як ...». У вікні збереження в поле «Тип файлу» потрібно вибрати варіант «Двійкова книга Excel (* .xlsb)». Потім клацаємо по кнопці «Зберегти».
Дивимося на вагу документа в розділі «Відомості». Як бачимо, він зменшився ще більше і тепер становить всього 11,6 Кбайт.
Підводячи загальні підсумки, можна сказати, що якщо ви працює з файлом у форматі xls, то найбільш ефективним способом зменшити його розмір є пересохраненіе в сучасних форматах xlsx або xlsb. Якщо ж ви вже використовуєте дані розширення файлів, то для зменшення їх ваги слід правильно налаштувати робочу область, прибрати надмірну форматування і непотрібні посилання. Найбільшу віддачу ви отримаєте, якщо зробите все ці дії в комплексі, а не обмежитеся тільки одним варіантом.