Підсумовування стовпців в Microsoft Excel

Іноді перед користувачами Ексель стає питання, як скласти загальну суму значень декількох стовпців? Завдання ще більше ускладнюється, якщо дані колонки розташовані не єдиним масивом, а розрізнені. Давайте з'ясуємо, як підсумувати їх різними способами.

додавання стовпців

Підсумовування колонок в Ексель відбувається за загальними принципами складання даних в цій програмі. Звичайно, зазначена процедура має деякі особливості, але вони є всього лише частностью загальної закономірності. Як і будь-яке інше підсумовування в даному табличного процесора, складання стовпців можна зробити, застосувавши просту арифметичну формулу, використавши вбудовану функцію Excel СУММ або Автосума.

урок: Підрахунок суми в Ексель

Спосіб 1: використання автосуми

Перш за все, давайте розглянемо, як зробити підсумовування колонок в Ексель за допомогою такого інструменту, як Автосума.

Для прикладу візьмемо таблицю, в якій представлена ​​щоденна виручка п'яти магазинів за сім днів. Дані по кожному магазину розташовані в окремому стовпці. Нашим завданням буде дізнатися загальний дохід цих торгових точок за вказаний вище період. Для цієї мети якраз і потрібно буде скласти колонки.

1. Для того, щоб дізнатися загальну виручку за 7 днів в кожному магазині окремо використовуємо Автосума. Виділяємо курсором з затиснутою лівою кнопкою миші в колонці «Магазин 1» все елементи, що містять числові значення. Потім, перебуваючи у вкладці «Головна», виробляємо клацання по кнопці «Автосумма», яка розташована на стрічці в групі налаштувань «Редагування».
2. Як бачимо, загальна величина виручки за 7 днів за першої торговій точці буде виведена в клітинку під стовпцем таблиці.
3. Проводимо аналогічну операцію, застосувавши Автосума і для всіх інших колонок, що містять дані про виручку по магазинах.

   Якщо стовпців багато, то можна не розраховувати для кожного з них Автосума окремо. Скористаємося маркером заповнення, щоб скопіювати формулу, яка містить Автосума по першій торговій точці в інші стовпці. Виділяємо елемент, в якому знаходиться формула. Наводимо курсор на правий нижній кут. Він повинен перетворитися в маркер заповнення, який має вигляд хрестика. Потім виробляємо затиск лівої кнопки миші і перетягуємо маркер заповнення паралельно найменуванню колонок до самого кінця таблиці.

4. Як бачимо, значення величини виручки за 7 днів по кожній торговій точці окремо підраховані.
5. Тепер нам потрібно буде скласти докупи отримані сумарні результати по кожній торговельній точці. Зробити це можна за допомогою все тієї ж автосуми. Виробляємо виділення курсором з затиснутою лівою кнопкою миші все осередки, в яких розташована величина доходу по окремих магазинах, а крім того захоплюємо ще одну вільну позицію праворуч від них. Потім виконуємо клацання по вже знайомому нам значку автосуми на стрічці.
6. Як бачимо, загальна величина виручки по всіх торгових точках за 7 днів буде виведена в ту вільну позицію, яка розташовувалася зліва від таблиці.

Спосіб 2: використання простий математичної формули

Тепер давайте подивимося, як можна зробити підсумовування стовпців таблиці, застосувавши для цих цілей тільки просту математичну формулу. Для прикладу будемо використовувати ту ж таблицю, яку застосовували для опису першого способу.

1. Як і минулого разу, перш за все, нам потрібно підрахувати величину виручки за 7 днів в кожному магазині окремо. Але робити це ми будемо дещо іншим способом. Виділяємо першу вільну позицію, яка знаходиться під стовпцем «Магазин 1», і встановлюємо туди знак «=». Далі натискаємо по найпершому елементу даного стовпчика. Як бачимо, його адреса тут же відображається в осередку для суми. Після цього ставимо знак «+» з клавіатури. Далі натискаємо по наступної комірки в цій же колонці. Так, чергуючи посилання на елементи листа зі знаком «+», обробляємо всі комірки стовпчика.

   У нашому конкретному випадку вийшла така формула:

   =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8

   Звичайно, в кожному окремому випадку вона може відрізнятися в залежності від місця розташування таблиці на аркуші і числа осередків в стовпці.

2. Після того, як введені адреси всіх елементів колонки, для виведення результату підсумовування доходу за 7 днів за першої торговій точці тиснемо на кнопку Enter.
3. Потім можна виконати подібну процедуру і для інших чотирьох магазинів, але легше і швидше буде підсумувати дані в інших стовпцях за допомогою маркера заповнення точно таким же чином, як ми це зробили в попередньому способі.
4. Тепер нам залишається знайти загальну суму колонок. Для цього виділяємо будь-якого порожнього елемент на аркуші, в який плануємо виводити результат, і ставимо в ньому знак «=». Далі по черзі складаємо осередки, в яких розташовані суми стовпців, розраховані нами раніше.

   У нас вийшла наступна формула:

   =B9+C9+D9+E9+F9

   Але ця формула також індивідуальна для кожного окремого випадку.

5. Для отримання загального результату складання колонок клацаємо по клавіші Enter на клавіатурі.

Не можна не помітити, що даний спосіб займає більше часу і вимагає великих зусиль, ніж попередній, так як передбачає для виведення загальної величини доходу ручне перещелківаніе кожного осередку, яку потрібно скласти. Якщо в таблиці дуже багато рядків, то зазначена процедура може бути стомлюючої. У той же час у даного способу є одна незаперечна перевага: результат можна виводити в будь-яку вільну позицію на аркуші, яку ви обрали. При використанні автосуми подібної можливості немає.

На практиці два цих способу можна поєднувати. Наприклад, підбивати підсумки в кожному стовпчику окремо за допомогою автосуми, а загальну величину виводити шляхом застосування арифметичної формули в тій комірці на аркуші, яку ви обрали.

Спосіб 3: застосування функції СУММ

Недоліки двох попередніх способів можна виключити при використанні вбудованої функції Excel під назвою СУМ. Призначення даного оператора полягає саме в підсумовуванні чисел. Він відноситься до категорії математичних функцій і має наступний простий синтаксис:

=СУММ(число1;число2;…)

В якості аргументів, кількість яких може досягати 255, виступають підсумовувані числа або адреси осередків, де вони розташовані.

Подивимося, як застосовується ця функція Ексель на практиці на прикладі все тієї ж таблиці виручки по п'яти торгових точках за 7 днів.

1. Відзначаємо елемент на аркуші, в якому буде відображатися величина доходу по першій колонці. Клацаємо по іконі «Вставити функцію», яка розміщена зліва від рядка формул.
2. Проводиться активація Майстра функцій. Перебуваючи в категорії «Математичні», шукаємо назву «СУМ», виробляємо його виділення і клацаємо по кнопці «OK» в нижній частині даного віконця.
3. Відбувається активація віконця аргументів функції. Воно може мати до 255 полів з найменуванням «Число». У цих полях міститися аргументи оператора. Але для нашого випадку цілком буде досить і одного поля.

   В поле «Число1» потрібно помістити координати діапазону, який містить комірок стовпчика «Магазин 1». Робиться це дуже просто. Ставимо курсор в поле віконця аргументів. Далі, виконавши затиск лівої кнопки миші, виділяємо все осередки колонки «Магазин 1», в яких містяться числові значення. Адреса тут же був виведений в поле віконця аргументів у вигляді координат оброблюваного масиву. Клацаємо по кнопці «OK» в нижній частині вікна.

4. Значення величини виручки за сім днів на першу магазину тут же буде виведено в ту клітинку, яка містить функцію.
5. Потім можна виконати аналогічні операції з функцією СУММ і для інших стовпців таблиці, підраховуючи в них суми виручки за 7 днів для різних магазинів. Алгоритм операцій буде точно такий же, який був описаний вище.

   Але є варіант значно полегшити роботу. Для цього скористаємося все тим же маркером заповнення. Виділяємо осередок, яка вже містить функцію СУММ, і простягаємо маркер паралельно назвами стовпців до кінця таблиці. Як бачимо, в даному випадку функція СУММ копіюється точно так же, як ми раніше копіювали просту математичну формулу.

6. Після цього виділяємо ту вільну позицію на аркуші, в яку припускаємо виводити загальний результат обчислення по всіх магазинах. Як і в попередньому способі, це може бути будь-який вільний елемент листа. Після цього вже відомим способом викликаємо Майстер функцій і рухаємось у вікно аргументів функції СУММ. Нам належить заповнити поле «Число1». Як і в попередньому випадку, встановлюємо в поле курсор, але на цей раз з затиснутою лівою кнопкою миші виділяємо всю рядок підсумків виручки по окремих магазинах. Після того, як адресу цього рядка у вигляді посилання масиву був занесений в поле вікна аргументів, тиснемо на кнопку «OK».
7. Як бачимо, загальна величина виручки по всіх магазинах завдяки функції СУММ була виведена в попередньо позначену осередок листа.

Але іноді бувають випадки, коли потрібно вивести загальний результат по всіх торгових точках без підведення проміжних підсумків для окремих магазинів. Як виявляється, оператор СУМ і це може, причому рішення даного завдання навіть легше, ніж застосування попереднього варіанту даного способу.

1. Як завжди, виділяємо клітинку на аркуші, куди буде проводитися висновок підсумкового результату. Викликаємо Майстер функцій клацанням по іконці «Вставити функцію».
2. Відкривається Майстер функцій. Можна переміститися в категорію «Математичні», але якщо ви використовували недавно оператор СУМ, як це робили ми, то можна залишитися в категорії «10 недавно використовувалися» і вибрати потрібну назву. Воно там має бути присутнім. Клацаємо по кнопці «OK».
3. Знову запускається вікно аргументів. Ставимо курсор в поле «Число1». Але на цей раз затискаємо ліву кнопку миші і виділяємо весь табличний масив, який містить виручку по всіх торгових точках цілком. Таким чином, в поле повинен потрапити адресу всього діапазону таблиці. У нашому випадку він має такий вигляд:

   B2:F8

   Але, природно, в кожному конкретному випадку адреса буде різним. Єдина закономірність, що в цю адресу першими будуть координати лівої верхньої комірки масиву, а останніми - нижнього правого елемента. Ці координати будуть розділені двокрапкою (:).

   Після того, як адресу масиву введений, тиснемо на кнопку «OK».

4. Після цих дій результат складання даних буде виведений в окрему клітинку.

Якщо розглядати даний спосіб з чисто технічної сторони, то ми склалася не стовпці, а весь масив. Але результат виявився тим же, як якщо б складали кожен стовпець окремо.

Але існують ситуації, коли потрібно скласти не всі колонки таблиці, а тільки певні. Ще більше завдання ускладнюється, якщо вони не межують одна з одною. Давайте розглянемо, як проводиться даний вид складання за допомогою оператора СУМ на прикладі все тієї ж таблиці. Припустимо, що нам потрібно скласти тільки значення стовпців «Магазин 1», «Магазин 3» і «Магазин 5». При цьому потрібно, щоб результат підраховується без виведення проміжних підсумків по колонках.

1. Встановлюємо курсор в осередок, де буде виводитися результат. Виконуємо виклик вікна аргументів функції СУММ тим же способом, яким це робили раніше.

   У віконці в поле «Число1» вводимо адресу діапазону даних в стовпці «Магазин 1». Робимо це тим же способом, що і раніше: встановлюємо курсор в поле і виділяємо відповідний діапазон таблиці. У поля «Число2» і «Чісло3» відповідно заносимо адреси масивів даних в стовпчиках «Магазин 3» і «Магазин 5». У нашому випадку внесення координати мають такий вигляд:

   B2:B8
D2:D8
F2:F8

   Потім, як завжди, клацаємо по кнопці «OK».

2. Після проведення даних дій результат складання величини виручки трьох магазинів з п'яти буде відображатися в цільовому елементі.

урок: Застосування Майстра функцій в Microsoft Excel

Як бачимо, для складання стовпців в Ексель існує три основних способи: використання автосуми, математична формула і функція СУММ. Найбільш простий і швидкий варіант - це використання автосуми. Але він найменш гнучкий і підійде далеко не у всіх випадках. Найбільш гнучкий варіант - це застосування математичних формул, але він менш автоматизований і в деяких випадках, при великому обсязі даних, його втілення на практиці може зайняти значний час. Використання функції СУММ можна назвати «золотою» серединою між цими двома способами. Даний варіант щодо гнучкий і швидкий.

• ← Збільшення таблиці в Microsoft Excel
• Використання «розумних» таблиць в Microsoft Excel →