Багато приватні користувачі або співробітники підприємств стикаються з тим, що документи, що зберігаються на комп'ютері, потрібно якось структурувати, швидко передати їх або налаштувати загальний доступ. Не завжди це виходить реалізувати за допомогою створення локальної мережі, оскільки не всі пристрої можуть складатися в ній. Спеціально для таких ситуацій рекомендується використовувати системи електронного документообігу (СЕД). Такі програми надають унікальний набір функцій, що значно спрощують завдання управління файлами різного формату.
Пропонуємо почати наш огляд з комплексного рішення від компанії Microsoft під назвою SharePoint. Це колекція програмного забезпечення під повним найменуванням Microsoft SharePoint Products and Technologies. У нього входить відразу кілька компонентів, що відповідають за організацію спільної роботи, про що більш розгорнуто ми пропонуємо прочитати на офіційному сайті компанії Microsoft, адже розробники максимально детально розписали там це питання. Цей компонент у вигляді SharePoint Server може бути встановлений тільки на операційну систему Windows Server, а взаємодія з усіма іншими складовими відбувається вже через інтернет. Акцентувати увагу на інсталяції ми не будемо, оскільки найчастіше цим займаються системні адміністратори фірм.
Основне призначення SharePoint - створення сайтів, що дозволяють налагодити спільну роботу співробітникам однієї або декількох компаній. Документи і різні файли, що завантажуються на сайт, будуть загальнодоступними або ж для кожного з них налаштовується рівень доступу окремо. Користувачі управляють усіма цими об'єктами за допомогою елементів інтерфейсу. Завантаження, редагування і інше управління базовою інфраструктурою документів відбувається через безкоштовний додаток Microsoft SharePoint Foundation, яке є частиною Windows Server. Як видно, розглянутий компонент досить складний і часто застосовується тільки у великих компаніях, де за настройку ПО і його коректну роботу відповідає спеціально найнятий людина, тому ми і не стали розповідати абсолютно про всі можливості цього комплексу інструментів.
Завантажити Microsoft SharePoint Products and Technologies з офіційного сайту
FossDoc
FossDoc - ще одне рішення, що складається з цілого ряду різних компонентів, які працюють за принципом клієнт-сервер. Ми пропонуємо коротко розібратися з кожним з них, щоб знати про призначення і важливості всіх складових:
- сервер FossDoc - є сервером і забезпечує логістику програм і іншого сервера, який виконує функцію системи управління базами даних. Існують додаткові модулі, що підключаються до цього сервера. Вони і визначають сама поведінка системи, встановлюючи додаткові правила і розширюючи можливості.
- Web-сервер - один з модулів, який підключається до сервера додатків. Саме він дозволяє взаємодіяти з усіма програмами і файлами через встановлений на комп'ютері веб-оглядач.
- База даних. За базу даних можна встановити будь-який популярний підтримуване ПО, наприклад, Microsoft SQL Server або Oracle. Вона зберігає в собі абсолютно всю інформацію, яку завантажують в програму користувачі.
- FossDoc Client - найважливіший компонент для звичайного користувача, оскільки призначений для підключення до сервера і виконання там все необхідних завдань, наприклад, читання файлів, їх редагування, завантаження або видалення. Реалізовано клієнт у вигляді звичайної програми з графічним інтерфейсом. Його вікно ви бачите на скріншоті нижче.
- FossDoc Web Client - ще одна важлива програма, яка реалізує все те ж саме, що і звичайний клієнт, тільки вже в браузері, надаючи користувачеві всі необхідні інструменти і меню для роботи з файлами.
- FossDoc Адміністратор. Останнє клієнтську програму, доступ до якого повинен мати тільки адміністратор, завідувач всім документообігом. Через нього створюються облікові записи користувачів, налаштовується рівень доступу і підключаються окремі опції.
Завдяки FossDoc можна не тільки управляти документами, які були створені в інших програмах, а й додавати різні бланки самостійно за допомогою вбудованих опцій.Наприклад, тут без проблем створюються офіційні накази по стандартизованим формам, ведуться листування через вбудований модуль і вказуються реєстраційні записи. Що стосується самого управління документами, то в FossDoc воно здійснюється у відповідному клієнта або через веб-сайт, про що ви вже знаєте з наведеної вище інформації. Список файлів складено у вигляді дерева, що допоможе зорієнтуватися по каталогам. Зазвичай список документів, що зберігаються на сервері, дуже величезний, тому його доводиться всіляко сортувати. Для цього в FossDoc є опція проектування, яка дозволяє легко розбити об'єкти за категоріями або вручну створити розподіл.
Завантажити FossDoc з офіційного сайту
XPages Dynamic
Наступне рішення під назвою XPages Dynamic таке ж просунуте, як і ті два, про які ми розповіли вище. Його особливість полягає в гнучкій конфігурації, що дає можливість оптимізувати систему електронного документообігу під конкретного замовника. Є ряд графічних додатків і модулів, вбудованих в стандартний набір XPages Dynamic. Давайте ознайомимося з ними більш детально за прикладом тим, про який говорили вище:
- персонал. Назва першого додатка вже говорить сама за себе. Воно дозволяє вести штатний розклад, переглядати список доступних і зайнятих вакансій, враховувати робочий стаж абсолютно кожного співробітника і контролювати особисті справи всіх працівників, включаючи їх редагування.
- Контакти. Призначено для збереження важливої інформації, пов'язаної з адресами, телефонами та електронною поштою постачальників, клієнтів і партнерів. Тут же відбувається облік карток всіх контрагентів і може здійснюватися швидкий пошук за даними завдяки вбудованої опції.
- зовнішня кореспонденція. Ця програма вважається найважливішим для документообігу, оскільки саме через нього відбувається прийом вхідних документів, реєстрація вихідних бланків, пошук і редагування всієї інформації, що зберігається. Відзначимо, що швидкий пошук необхідного бланка може здійснюватися навіть за штрих-кодом.
- Внутрішні документи ОРД. Як модуля для користувачів з розширеним рівнем доступу розробники пропонують використовувати окремий додаток. Його функціональність зосереджена на взаємодії з усіма первинними обліковими, фінансовими, плановими документами, торговими, кадровими та іншими цінними паперами.
- договори. Тут присутні всі необхідні параметри для роботи з договорами будь-яких форматів, а також здійснюється контроль доступу до документів різного типу. Користувач, у якого є доступ до цього бізнес-додатком, може створювати заходи і події, відправляючи повідомлення всім співробітникам, сортувати дані і моніторити дотримання договорів.
- Довідники. Ще один компонент, який безпосередньо пов'язаний з документообігом, адже саме тут зберігаються абсолютно всі файли. Їх сортування відбувається за різними типами, а розташування виконано у вигляді ієрархії. Це становить коректно взаємодіє з усім описаним вище ПО.
Тільки що ви дізналися про всі компоненти, що входять до складу XPages Dynamic. Тепер вам залишається тільки більш детально вивчити їх взаємодію, ознайомившись з інструкціями від розробників на офіційному сайті. Так ви зможете вирішити для себе, чи підходить вам дана система електронного документообігу і чи варто її взагалі купувати в якості комплексу постійного використання.
Завантажити XPages Dynamic з офіційного сайту
DIRECTUM
DIRECTUM - професійне і дороге програмне забезпечення для всіх компаній, які зацікавлені в автоматизації документообігу. Тут ви можете створювати документи, грунтуючись на готових шаблонах, або завантажувати їх з електронної пошти. Якщо мова заходить про паперові документи, то вони будуть переміщені в додаток відразу ж після завершення сканування.Для великих фірм актуальним буде рішення DIRECTUM Ario, яке працює за технологією машинного навчання. Воно автоматично сортує всю отриману документацію і складає відповідні картки. На офіційному сайті розробники описали навіть окупність цього компонента для компаній різного рівня.
Все додаються файли поміщаються в єдине сховище і можуть бути збережені в різних папках, оскільки користувач взаємодіє тільки з прямими посиланнями. Сам список папок спочатку відсутня, а його створення залежить від самих співробітників, адже проводиться виключно за особистим уподобанням і в залежності від формату фірми. Таких каталогів може бути необмежена кількість з певним рівнем доступу. Кожен бланк має свій життєвий цикл, після чого автоматично переміщається в архів або віддаляється. Це налаштовується для кожного типу документів окремо, що дозволяє завжди підтримувати тільки актуальний список зведень і не засмічувати сховище непотрібними даними, які можуть вилучатися тільки вручну. Завдяки зручному інтерфейсу і вбудованим опцій пошук карток теж значно прискорюється, а також є сканування унікального штрих-коду для швидкого переходу до документа. Клацніть по посиланню нижче, щоб вивчити базову презентацію DIRECTUM і замовити детальну для вашої організації, якщо ви зацікавилися в цьому софті.
Завантажити DIRECTUM з офіційного сайту
elDoc
Як ви вже зрозуміли, всі програми для документообігу, про які ми хочемо розповісти в рамках сьогоднішньої статті, професійні. elDoc не стала винятком у цьому плані, адже її розробники завоювали хорошу репутацію на світовому ринку саме завдяки цьому рішенню. У ньому присутні всі ті ж складові, про які ми говорили раніше, але їх реалізація є унікальною і підійде фірмам різних напрямків і масштабів. Адміністратору, взаимодействующему з elDoc, точно сподобається вбудований конструктор, оскільки він не тільки допоможе швидко побудувати нові маршрути і внести форми документів, але і допоможе впоратися з поставленим завданням без залучення сторонніх розробників. Звичайний же користувач отримає зручний і простий інтерфейс з доступом до сховища в будь-який час доби.
Додатково elDoc спростить автоматизацію рутинних процесів за допомогою підключення модуля TaskBot. Про його роботу творці розповідають при проведенні презентації, а також пропонують термін ознайомлення з даним додатком. Розглядається програмне забезпечення підтримує необмежену кількість користувачів, які можуть працювати одночасно, може підключати різноманітні додатки за допомогою панелі адміністрування і здатне зчитувати штрих-коди, розміщені на документах, що спрощує пошук. Що стосується додавання і редагування документів, то тут ця опція реалізована точно так же, як і в інших ПО, про які ми вже розповідали раніше. Зверніть увагу, що за замовчуванням мову інтерфейсу в elDoc виставлений український, але за бажанням його можна поміняти на російську, англійську або будь-який інший з доступного списку.
Завантажити elDoc з офіційного сайту
Alfresco
Програмне забезпечення для управління документообігом від Alfresco допоможе контролювати контент компанії за допомогою прозорого управління інформацією і ефективного відповідності GDPR, що безпосередньо призводить до відчутних переваг в бізнесі, адже економить не тільки час, а й гроші. Alfresco дозволить не тільки завантажувати документи, що знаходяться на локальному сховищі або в профілі електронної пошти, це рішення підтримує і миттєве сканування з захопленням всіх даних і автоматичним сортуванням, а також надає різні варіанти розгортання. Додатково в управлінні файлами допомагає штучний інтелект з функціями машинного навчання. Саме завдяки йому виробляється швидке сортування, розумний пошук і заповнення карток.Згодом реєстрації ця технологія працює все краще і краще, оскільки самостійно навчається.
Багатофункціональні моделі метаданих в Alfresco або властивості можуть використовуватися для автоматичного переміщення документів через спеціальний процес або життєвий цикл управління картками. Вбудовані робочі додатки спрощують перегляд та затвердження документів, а ручне визначення процесів може спростити будь-яку інтенсивну роботу з контентом, що завжди позитивно позначається на ефективності роботи. Всі співробітники підприємства при установці Alfresco відразу зв'яжуться в одну ланцюжок і зможуть без проблем взаємодіяти між собою. При необхідності адміністратор самостійно встановлює рівні доступу, налаштовує каталоги і інтегрує додатки. Якщо вас зацікавила ця ПО, рекомендуємо ознайомитися з його пробною версією, а вже потім замислюватися про покупку, щоб бути впевненим у відповідності софта своїх вимог.
Завантажити Alfresco з офіційного сайту
ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент 7
ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент 7 - комплексне програмне забезпечення, основна функціональність якого зосереджена на автоматизації бізнесів різних форматів. Завдяки цій системі можна управляти як співробітниками, так і клієнтами, що також має на увазі і зручний документообіг. Розробники позиціонують свій продукт саме як інструмент для управління, оскільки воно може контролювати абсолютно всі етапи ведення справ, починаючи від планування і замовлень, закінчуючи обробкою отриманих коштів і договорів. При покупці ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент 7 розробники підбирають модулі відповідно до замовником, забезпечуючи його всіма необхідними додатками з попереднім налаштуванням.
Що стосується безпосередньої взаємодії з документами, то творці виділили окремі модулі для різних об'єктів, наприклад, при укладенні договорів використовується особливе меню, а сортування також відбувається автоматично. Вхідні документи можна завантажувати як з локального сховища, так і через електронну пошту або сканер. ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент 7 легко масштабується, що дозволяє підключити необмежену кількість облікових записів і завжди розширювати сховище, якщо життєвий цикл файлів не дозволяє одночасно зберігати їх все в робочому стані. Як і будь-яке інше ПО подібного рівня, це купується за заздалегідь спланованим замовлення і переговорів з розробниками. Дізнатися більш детальну інформацію з цього приводу можна на офіційному сайті, клікнувши за наступним посиланням.
Завантажити ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент 7 з офіційного сайту
DocsVision
DocsVision - Останнім комплексне програмне забезпечення, про який ми хочемо поговорити в рамках сьогоднішнього матеріалу. Його особливість полягає в тому, що розробники постаралися максимально знизити поріг входу як для звичайних користувачів, так і для адміністраторів, які буду займатися налаштуванням системи для коректної роботи. Почнемо з звичайних користувачів і відзначимо, що творці запевняють про повне розуміння інтерфейсу і про відсутність необхідності додаткового навчання співробітників. Адміністратор же обійдеться без знання мов програмування, адже весь комплекс збирається з вже робітників додатків, яких всього існує десять.
При знайомстві з DocsVision під час презентації ви можете самостійно вибрати всі придбані модулі. Для документообігу точно варто підключити всі основні рішення, великий архів і договірної документообіг, якщо фірма веде облік карток подібних типів. Всі інші компоненти - рекомендації для великих підприємств, де не вистачає людської сили на обробку великої кількості відомостей. Як і в інших випадках, розробники DocsVision проводять презентацію свого софта, де можна задати всі запитання і вирішити, чи варто купувати ці програми на постійну основу.Є і пробна безкоштовна версія, яка допоможе ознайомитися з основними функціями DocsVision.
Завантажити DocsVision з офіційного сайту
Сьогодні ми розповіли про найбільш системах електронного документообігу. Як видно, всі вони націлені на професійну аудиторію, поширюються платно і представлені у вигляді комплексних інструментів. До вибору такого софта потрібно підходити з усією відповідальністю, адже по суті це є вкладенням у розвиток компанії і тягне за собою певні наслідки. Якщо вибрати правильний варіант, наслідки будуть тільки позитивні і спроститься процес управління всіма аспектами ведення бізнесу.