Як об'єднати два і більше документа Word

Спосіб 1: Об'єднання ручним методом

Якщо документи не містять багато текстових, табличних або графічних даних, а їх формати збігаються, то можна об'єднати їх ручним способом. Це значно швидше, ніж розбиратися з функціями Microsoft Word. Інструкція надзвичайно проста:

1. Відкрийте обидва файли. У нашому випадку це "1.docx" та "2.docx". Виберіть, з якого і в який потрібно скопіювати дані для об'єднання. Наприклад, візьмемо текст з "2.docx" і перенесемо його в "1.docx". Для цього відкрийте другий документ і виділіть текст та інші дані комбінацією клавіш "Ctrl + A" або зажатою лівою кнопкою миші, провівши від верхнього лівого до правого нижнього кута вікна перегляду.
2. Скористайтеся комбінацією клавіш "Ctrl + С" для збереження фрагмента в буфер обміну операційної системи або клацніть ПКМ по виділеному набору даних і виберіть з появившогося контекстного меню пункт "Копіювати".
3. Перейдіть в інший файл і вставте фрагмент у будь-яке місце, будь то початок, середина чи кінець документа. У нашому випадку додаємо текст після основного. Для цього встановіть курсор під наявними даними і натисніть комбінацію клавіш "Ctrl + V" або за аналогією з попереднім пунктом клацніть ПКМ і виберіть у пункті "Параметри вставки" останню кнопку "Вставити тільки текст".
4. Фрагмент буде додано без вихідних стилів з форматуванням розміру шрифту та його начертання за замовчуванням.

Word дозволяє вставляти з іншого файлу не тільки текст.Якщо б ви копіювали фрагмент з картинками, графіками або таблицями, то після застосування такого параметра вставки в головному файлі збереглися б виключно текстові дані та те, що вдалося конвертувати з діаграм без форматування.

Скористатися можна й іншими трьома способами вставки, доступними в контекстному меню: "Зберегти вихідне форматування", "Об'єднати форматування" та "Зображення". У першому випадку текст та інші дані будуть вставлені так, як вони відформатовані в другому документі. Другий спосіб дозволяє застосувати до вставленого фрагмента ті ж стилі, які налаштовані для роботи з першим файлом. У останньому випадку текстові та графічні дані об'єднуються в зображення та вставляються в PNG-форматі.

1. Перейдіть в один з документів і скопіюйте дані за аналогією з попередньою інструкцією.
2. Відкрийте документ, куди необхідно виконати вставку, і в будь-якому його місці встановіть курсор миші. Натисніть ПКМ, потім кнопку "Зберегти вихідне форматування" в пункті контекстного меню "Параметри вставки".
3. Фрагмент буде вставлений без форматування стилів і зберігатиме свої налаштування відображення тексту та інших елементів документа.
4. Якщо зробити все те ж саме, але натиснути на кнопку "Зображення", то скопійований вами текст збережеться в графічному форматі у вигляді скріншота виділеного фрагмента документа.

Користуватися ручним способом зручно, якщо копіюється і вставляється текст, а документи невеликі, збережені в одному форматі або створені в одній і тій же версії програми. У всіх інших випадках рекомендується скористатися стандартною функцією Microsoft Word по об'єднанню файлів.

Спосіб 2: Злиття засобами Microsoft Word

Окрім ручного об'єднання, в нових версіях Ворд у вас є можливість виконати операцію більш елегантно. Пріоритет краще всього віддавати саме цьому способу. Покрокова інструкція така:

1. Відкрийте перший документ. Він буде своєрідним контейнером для об'єднання даних. Другий файл відкривати не потрібно.Виберіть на панелі інструментів вкладку "Вставка", перейдіть до розділу "Текст" (знаходиться праворуч) і біля пункту "Об'єкт" натисніть на значок трикутника. Виберіть підпункт "Текст з файлу…".
2. У "Провіднику" знайдіть і вкажіть файл, який потрібно об'єднати з першим.
3. Спостерігайте за результатом об'єднання з збереженням форматування другого файлу.

Важливо! За бажанням можна об'єднати документи в будь-якому місці. Це означає, що доступна вставка даних з другого файлу в будь-яке місце першого, а не тільки в кінець.

Ще одна важлива деталь: у "Провіднику" можна вибрати не один, а цілих два і більше файлів для об'єднання в першому відкритому контейнері. Важливо враховувати порядок вибору, який відображається в рядку "Ім'я файлу:", щоб вставка виконувалася правильно. У цьому полі документ, який буде вставлений першим, зміщується правіше. Найостанніший знаходиться зліва.

На прикладі об'єднання трьох документів, у яких записані числа від 1 до 3, продемонстровано, як відбувається операція:

1. Відкрийте перший файл і натисніть Enter, щоб перевести курсор на новий рядок для коректної вставки даних з метою більш зрозумілої демонстрації роботи засобу об'єднання документів.
2. Знайдіть на панелі інструментів вкладку "Вставка", скористайтеся розділом "Текст" і поруч з пунктом "Об'єкт" клікніть на трикутник. Тут вам потрібен підпункт "Текст з файлу…".
3. Утримуйте клавішу Ctrl і послідовно лівою кнопкою миші клікніть на два інших файли. Їх назви будуть відображені нижче. Натисніть на кнопку "Вставити".
4. Спостерігайте за злиттям кількох документів у вибраному порядку та вставкою даних у позицію курсора.

Як вже було сказано, краще користуватися саме цим способом, ніж ручною вставкою. Все завдяки швидкості виконання операції, можливості злиття кількох документів одночасно, збереженню форматування вихідних і доданих документів.

Спосіб 3: Надбудова Kutools for Word

Kutools — це зручна надбудова для Microsoft Word. Вона суттєво спрощує роботу з документами та пропонує ті функції, які не реалізовані в текстовому редакторі за замовчуванням. Інструкція з роботи з надбудовою описана нижче:

Завантажити Kutools for Word з офіційного сайту

1. Завантажте Kutools for Word з офіційного сайту та запустіть файл формату EXE через браузер або папку, куди зберігаються завантаження. Слідуйте простій інструкції установника, і після інсталяції в з'явленому вікні надбудови встановіть галочку навпроти пункту "Увімкнути Kutools for Word", потім натисніть кнопку "ОК".
2. Перезапустіть Word, якщо програма була відкрита, щоб на верхній панелі інструментів з'явилися нові вкладки: "Kutools" та "Kutools Plus".
3. Створіть новий файл. Клікніть на вкладку "Kutools Plus" та виберіть у лівій частині в розділі "Інструменти & Документи" пункт "Об'єднати".
4. Дочекайтеся появи вікна з відповідним інструментарієм. Натисніть на кнопку "Файли".
5. Через вікно "Провідника" виберіть усі документи, які потрібно об'єднати, і натисніть "ОК". Якщо потрібно вибрати всі файли з відкритого каталогу, то перед цим клікніть на "Каталоги".
6. Перемістіть документи в потрібному порядку кнопками "Вгору" та "Вниз" за необхідності. Вкажіть тип розриву між ними.
7. Клікніть на кнопку "Об'єднати" після застосування всіх налаштувань.
8. Відбудеться об'єднання файлів за заданими налаштуваннями.

Важливо! Програма не працює з одним документом. Якщо спочатку відкрити перший файл, а потім спробувати додати в нього вміст другого, то нічого не вийде.Як зазначено в інструкції вище, необхідно створити окремий документ для об'єднання.

Спосіб 4: Мова програмування VBA

Вбудована в програми з пакету Microsoft Office мова програмування VBA (Visual Basic for Applications) — досить проста, але потужна інструмент для спрощення роботи з документами. Вона бере на себе всю рутину і може навіть об'єднати файли. Покрокова інструкція:

1. Скопіюйте або перенесіть всі файли, що підлягають об'єднанню, в одну папку. Краще дайте їй назву латиницею.
2. Змініть назви файлів так, щоб вони йшли послідовно один за одним і сортувалися в тому порядку, в якому їх потрібно об'єднати. Наприклад, назвемо їх номерами від 1 до 3 для наочності, а старі документи видалимо.
3. Відкрийте перший документ, до якого будуть приєднані інші. Для цього просто клікніть по ньому лівою кнопкою миші двічі.
4. Після відкриття натисніть комбінацію клавіш "Alt + F11" і дочекайтеся запуску програмного середовища VBA. Виберіть у верхньому меню пункт "Insert" та підпункт "Module", щоб створити виконуваний модуль для роботи з документами.
5. Скопіюйте наступний код і вставте його в поле введення:
   Sub MergeDocuments()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx")
i = 0
Do While MyName ""
If MyName ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & "" & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
6. Натисніть клавішу F5 або кнопку "Виконати", яка має іконку зеленого трикутника.
7. Дочекайтеся оновлення файлу та злиття документів з відступом в один рядок.

Важливо!Програма може обробити лише файли з розширенням *.docx. Щоб об'єднати формат DOC, у рядку MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx") слід замінити аргумент "*.docx" на "*.doc".

VBA — потужний інструмент для роботи не лише з Microsoft Word, але й Excel, PowerPoint та іншими програмами лінійки Office. Якщо освоїти основні функції цієї мови програмування, то працювати з редакторами тексту та таблиць від Майкрософт стане набагато простіше.