Застосування спеціальної вставки в Microsoft Excel

Напевно, багато недосвідчені користувачі намагалися скопіювати в Ексель якісь дані, але в результаті дій у них на виході виходило або зовсім інше значення, або помилка. Це пов'язано з тим, що в первинному діапазоні копіювання перебувала формула, і саме вона була вставлена, а не значення. Подібних проблем вдалося б уникнути, якби ці користувачі були знайомі з таким поняттям, як «Спеціальна вставка». З її допомогою можна виконувати також багато інших завдань, в тому числі арифметичних. Давайте розберемося, що собою являє цей інструмент і як з ним працювати.

Робота зі спеціальною вставкою

Спеціальна вставка, перш за все, призначена для того, щоб вставити певний вираз на лист Excel в тому вигляді, в якому це потрібно користувачеві. За допомогою цього інструменту можна вставити в осередок не всі скопійовані дані, а тільки окремі властивості (значення, формули, формат і т.д.). Крім того, використовуючи інструменти, можна виробляти арифметичні дії (додавання, множення, віднімання і ділення), а також транспонувати таблицю, тобто, міняти в ній місцями рядки і стовпці.

Для того, щоб перейти в спеціальну вставку, перш за все, потрібно виконати дію з копіювання.

1. Вибираємо комірку або діапазон, який потрібно скопіювати. Виділяємо його курсором, затиснувши при цьому ліву кнопку миші. Виробляємо клацання по виділенню правою кнопкою мишки. Відбувається активація контекстного меню, в якому потрібно зробити вибір пункту «Копіювати».

   Також, замість зазначеної процедури можна, перебуваючи у вкладці «Головна», натиснути на значок «Копіювати», який розміщується на стрічці в групі «Буфер обміну».

   Скопіювати вираз можна, виділивши його і набравши поєднання гарячих клавіш Ctrl + C.

2. Щоб безпосередньо перейти до виконання процедури, виділяємо область на аркуші, куди плануємо вставити раніше скопійовані елементи. Клацаємо по виділенню правою кнопкою миші. У запустити контекстному меню слід вибрати позицію «Спеціальна вставка ...». Після цього відкривається додатковий список, в якому можна вибрати різні види дій, розділені на три групи:
   • Вставка ( «Вставити», «Транспонувати», «Формули», «Формули і формати чисел», «Без рамок», «Зберегти ширину стовпців оригіналу» і «Зберегти вихідне форматування»);
   • Вставити значення ( «Значення і вихідне форматування», «Значення» і «Значення і формати чисел»);
   • Інші параметри вставки ( «Форматування», «Малюнок», «Вставити зв'язок» і «Зв'язаний малюнок»).

   Як бачимо, інструментами першої групи проводить копіювання вираження, що міститься в осередку або діапазоні. Друга група призначена, в першу чергу, для копіювання значень, а не формул. Третя група виробляє перенесення форматування і зовнішнього вигляду.

3. Крім того, в цьому ж додатковому меню присутня ще один пункт, який має таку ж назву - «Спеціальна вставка ...».
4. Якщо перейти по ньому, то відкривається окреме вікно спеціальної вставки з інструментами, які розбиті на дві великі групи: «Вставити» і «Операція». Саме, завдяки інструментам останньої групи, можна виконувати арифметичні дії, про які йшла розмова вище. Крім того, в цьому вікні є два пункти, які не входять в окремі групи: «Пропускати порожні клітинки» і «Транспонувати».
5. У спеціальну вставку можна потрапити не тільки через контекстне меню, але і через інструменти на стрічці. Для цього потрібно, перебуваючи у вкладці «Головна», клікнути по піктограмі у вигляді спрямованого кутом вниз трикутника, який розташований під кнопкою «Вставити» в групі «Буфер обміну». Потім відбувається відкриття списку можливих дій, в тому числі перехід в окреме вікно.

Спосіб 1: робота зі значеннями

Якщо вам потрібно перенести значення осередків, результат в яких виводиться за допомогою обчислювальних формул, то спеціальна вставка якраз призначена для такого випадку. Якщо ви застосуєте звичайне копіювання, то скопіюється формула, а значення, що виводяться в ній, може виявитися зовсім не тим, яке вам потрібно.

1. Для того, щоб скопіювати значення, виділяємо діапазон, який містить результат обчислень. Копіюємо його будь-яким з тих способів, про які ми говорили вище: контекстне меню, кнопка на стрічці, комбінація гарячих клавіш.
2. Виділяємо область на аркуші, куди плануємо вставити дані. Переходимо до меню одним з тих способів, про які йшла мова вище. У блоці «Вставити значення» вибираємо позицію «Значення і формати чисел». Цей пункт найбільше підходить в даній ситуації.

   Цю ж процедуру можна провести через раніше описане нами вікно. В цьому випадку в блоці «Вставити» слід переключити перемикач в позицію «Значення і формати чисел» і натиснути на кнопку «OK».

3. Який би варіант ви не вибрали, дані будуть перенесені в виділений діапазон. Буде показаний саме результат без переносу формул.

урок: Як прибрати формулу в Ексель

Спосіб 2: копіювання формул

Але існує і зворотна ситуація, коли потрібно скопіювати саме формули.

1. В цьому випадку, виконуємо процедуру копіювання будь-яким доступним способом.
2. Після цього виділяємо область на аркуші, куди слід вставити таблицю або інші дані. Активуємо контекстне меню і вибираємо пункт «Формули». При цьому будуть вставлені тільки формули і значення (в тих осередках, де формул немає), але при цьому буде втрачено форматування і настройка числових форматів. Тому, наприклад, якщо у вихідній області був присутній формат дати, то після копіювання він буде відображений некоректно. Відповідні осередку потрібно буде додатково відформатувати.

   У вікні цього дійства відповідає переміщення перемикача в позицію «Формули».

Але існує можливість зробити перенесення формул зі збереженням формату чисел або навіть з повним збереженням вихідного форматування.

1. У першому випадку в меню вибираємо позицію «Формули і формати чисел».

   Якщо ж операція виконується через вікно, то в цьому випадку потрібно переставити перемикач в положення «Формули і формати чисел» потім натиснути на кнопку «OK».

2. У другому випадку, коли потрібно зберегти не тільки формули і числові формати, але і повне форматування, в меню слід вибрати пункт «Зберегти вихідне форматування».

   Якщо користувач вирішить виконати це завдання за допомогою переходу в вікно, то в цьому випадку потрібно переставити перемикач в позицію «З вихідної темою» і натиснути на кнопку «OK».

Спосіб 3: перенесення форматування

Якщо користувачеві не потрібно переносити дані, а він тільки хоче скопіювати таблицю, щоб заповнити її зовсім іншою інформацією, то в цьому випадку можна скористатися визначеним пунктом спеціальної вставки.

1. Копіюємо вихідну таблицю.
2. На аркуші виділяємо простір, куди хочемо вставити макет таблиці. Викликаємо контекстне меню. У ньому в розділі «Інші параметри вставки» вибираємо пункт «Форматування».

   Якщо процедура виконується через вікно, то в цьому випадку, переставляємо перемикач в позицію «Формати» і клацаємо по кнопці «OK».

3. Як бачимо, після цих дій відбувається перенос макета вихідної таблиці зі збереженим форматуванням, але абсолютно не заповнена даними.

Спосіб 4: копіювання таблиці зі збереженням розміру стовпців

Не секрет, що якщо ми виконаємо просте копіювання таблиці, то не факт, що всі осередки нової таблиці зможуть вмістити в себе всю інформацію исходника. Виправити цю ситуацію при копіюванні можна також за допомогою спеціальної вставки.

1. Спочатку будь-яким з вищезгаданих способів копіюємо вихідну таблицю.
2. Після запуску вже звичного нам меню вибираємо значення «Зберегти ширину стовпців оригіналу».

   Аналогічну процедуру можна виконати і через вікно спеціальної вставки. Для цього потрібно переставити перемикач в позицію «Ширини стовпців». Після цього, як завжди, клацаємо по кнопці «OK».

3. Таблиця буде вставлена ​​зі збереженням вихідної ширини стовпців.

Спосіб 5: вставка малюнка

Завдяки можливостям спеціальної вставки можна зробити копіювання будь-яких даних, що відображаються на аркуші, в тому числі і таблиці, як малюнка.

1. Копіюємо об'єкт за допомогою звичайних інструментів копіювання.
2. Виділяємо місце на аркуші, куди повинен буде поміщений малюнок. Викликаємо меню. Вибираємо в ньому пункт «Малюнок» або «Зв'язаний малюнок». У першому випадку вставлений малюнок не стане пов'язаний з вихідною таблицею. У другому випадку при зміні значень в таблиці автоматично оновлюватиметься і малюнок.

У вікні спеціальної вставки подібну операцію виконати не можна.

Спосіб 6: копіювання приміток

За допомогою спеціальної вставки можна здійснювати швидке копіювання приміток.

1. Виділяємо комірки, в яких містяться примітки. Виконуємо їх копіювання через контекстне меню, за допомогою кнопки на стрічці або шляхом натискання комбінації клавіш Ctrl + C.
2. Виділяємо комірки, в які примітки слід вставити. Переходимо у вікно спеціальної вставки.
3. У вікні, переставляємо перемикач в позицію «Примітки». Тиснемо на кнопку «OK».
4. Після цього примітки будуть скопійовані в виділені осередки, а решта дані залишаться без змін.

Спосіб 7: транспонування таблиці

За допомогою спеціальної вставки можна робити операцію транспонування таблиць, матриць та інших об'єктів, в яких потрібно поміняти місцями стовпчики та рядки.

1. Виділяємо таблицю, яку потрібно перевернути, і виробляємо її копіювання одним з уже відомих нам способів.
2. Виділяємо на аркуші той діапазон, куди планується помістити перевернутий варіант таблиці. Активуємо контекстне меню і вибираємо в ньому пункт «Транспонувати».

   Дану операцію можна також провести за допомогою знайомого нам вікна. В даному випадку потрібно буде встановити галочку біля пункту «Транспонувати» і натиснути на кнопку «OK».

3. І в тому, і в іншому випадку на виході вийде перевернута таблиця, тобто, така таблиця, у якій стовпці і рядки помінялися місцями.

урок: Як перевернути таблицю в Ексель

Спосіб 8: використання арифметичних дій

За допомогою описуваного нами інструменту в Excel також можна виконувати поширені арифметичні дії:

• додавання;
• множення;
• віднімання;
• Розподіл.

Подивимося, як застосовується цей інструмент на прикладі множення.

1. Перш за все вписуємо в окрему вільну позицію число, на яке плануємо провести множення діапазону даних за допомогою спеціальної вставки. Далі виконуємо його копіювання. Це можна зробити, як натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + C, так і викликавши контекстне меню або скориставшись можливостями інструментів для копіювання на стрічці.
2. Виділяємо діапазон на аркуші, який нам належить помножити. Клацаємо по виділенню правою кнопкою миші. У контекстному меню двічі переходимо по пунктам «Спеціальна вставка ...».
3. Активується вікно. У групі параметрів «Операція» виставляємо перемикач в позицію «Помножити». Далі клацаємо по кнопці «OK».
4. Як бачимо, після цього дії все значення виділеного діапазону були перемножити на скопійоване число. У нашому випадку це число 10.

За таким же принципом можна виконувати ділення, додавання і віднімання. Тільки для цього в вікні потрібно буде переставити перемикач відповідно в позицію «Розділити», «Скласти» або «Відняти». В іншому все дії аналогічні вищеописаним маніпуляціям.

Як бачимо, спеціальна вставка є дуже корисним інструментом для користувача. З його допомогою можна проводити копіювання не тільки всього блоку даних в осередку або в діапазоні, а розділивши їх на різні верстви (значення, формули, форматування і т.д.). При цьому існує можливість комбінування цих шарів один з одним. Крім того, за допомогою цього ж інструмента можна виконувати арифметичні дії. Безумовно, придбання навичок роботи з даною технологією значно допоможе користувачам на шляху освоєння програми Excel в цілому.

• ← Створення кнопки в Microsoft Excel
• Побудова матриці БКГ в Microsoft Excel →