Робота з типами даних в Microsoft Excel
Багато користувачів Excel не бачать різниці між поняттями «формат осередків» і «тип даних». Насправді це далеко не тотожні поняття, хоча, безумовно, стикаються. Давайте з'ясуємо, в чому суть типів даних, на які категорії вони поділяються, і як можна з ними працювати.
зміст
Класифікація типів даних
Тип даних - це характеристика інформації, що зберігається на аркуші. На основі цієї характеристики програма визначає, яким чином обробляти те чи інше значення.
Типи даних діляться на дві великі групи: константи і формули. Відмінність між ними полягає в тому, що формули виводять значення в клітинку, яке може змінюватися в залежності від того, як будуть змінюватися аргументи в інших осередках. Константи - це постійні значення, які не змінюються.
У свою чергу константи діляться на п'ять груп:
- текст;
- Числові дані;
- Дата та час;
- Логічні дані;
- Помилкові значення.
З'ясуємо, що представляє кожен з цих типів даних докладніше.
урок: Як змінити формат комірки в Excel
текстові значення
Текстовий тип містить символьні дані і не розглядається Excel, як об'єкт математичних обчислень. Це інформація в першу чергу для користувача, а не для програми. Текстом можуть бути будь-які символи, включаючи цифри, якщо вони відповідним чином відформатовані. У мові DAX цей вид даних відноситься до рядковим значенням. Максимальна довжина тексту становить 268435456 символів в одній комірці.
Для введення символьного виразу потрібно виділити осередок текстового або загального формату, в якій воно буде зберігатися, і набрати текст з клавіатури. Якщо довжина текстового вираження виходить за візуальні кордону осередки, то воно накладається поверх сусідніх, хоча фізично продовжує зберігатися в вихідної осередку.
числові дані
Для безпосередніх обчислень використовуються числові дані. Саме з ними Excel робить різні математичні операції (додавання, віднімання, множення, ділення, піднесення до степеня, добування кореня і т.д.). Цей тип даних призначений виключно для запису чисел, але може містити і допоміжні символи (%, $ і ін.). Відносно його можна використовувати кілька видів форматів:
- Власне числовий;
- процентний;
- грошовий;
- Фінансовий;
- дробний;
- Експонентний.
Крім того, в Excel є можливість розбивати числа на розряди, і визначати кількість цифр після коми (в дрібних числах).
Введення числових даних проводиться таким же способом, як і текстових значень, про які ми говорили вище.
дата та час
Ще одним типом даних є формат часу і дати. Це як раз той випадок, коли типи даних і формати збігаються. Він характеризується тим, що з його допомогою можна вказувати на аркуші і проводити розрахунки з датами і часом. Примітно, що при обчисленнях цей тип даних приймає добу за одиницю. Причому це стосується не тільки дат, але і часу. Наприклад, 12:30 розглядається програмою, як 0,52083 доби, а вже потім виводиться в клітинку в звичному для користувача вигляді.
Існує кілька видів форматування для часу:
- ч: мм: сс;
- ч: мм;
- ч: мм: сс AM / PM;
- ч: мм AM / PM і ін.
Аналогічна ситуація і з датами:
- ДД.ММ.РРРР;
- ДД.МММ
- МММ.ГГ і ін.
Є й комбіновані формати дати і часу, наприклад ДД: ММ: РРРР ч: мм.
Також потрібно врахувати, що програма відображає як дати тільки значення, починаючи з 01.01.1900.
урок: Як перевести годинник в хвилини в Excel
Логічні дані
Досить цікавим є тип логічних даних. Він оперує лише двома значеннями: «ІСТИНА» і «БРЕХНЯ». Якщо перебільшувати, то це означає «подія настав» і «подія не настав». Функції, обробляючи вміст комірок, які містять логічні дані, виробляють ті чи інші обчислення.
помилкові значення
Окремим типом даних є помилкові значення. У більшості випадків вони з'являються, коли проводиться некоректна операція. Наприклад, до таких некоректним операціям відноситься розподіл на нуль або введення функції без дотримання її синтаксису. Серед помилкових значень виділяють наступні:
- # Значить! - застосування неправильного виду аргументу для функції;
- # СПРАВ / О! - розподіл на 0;
- # ЧИСЛО! - некоректні числові дані;
- # Н / Д - введено недоступне значення;
- # ІМ'Я? - помилкове ім'я у формулі;
- # ПУСТО! - некоректне введення адрес діапазонів;
- #ПОСИЛАННЯ! - виникає при видаленні осередків, на які раніше посилалася формула.
формули
Окремою групою видів даних є формули. На відміну від констант, вони, найчастіше, самі не видно в осередках, а тільки виводять результат, який може змінюватися, в залежності від зміни аргументів. Зокрема, формули застосовуються для різних математичних обчислень. Саму формулу можна побачити в рядку формул, виділивши ту клітинку, в якій вона міститься.
Обов'язковою умовою, щоб програма сприймала вираз, як формулу, є наявність перед ним знака рівності (=).
Формули можуть містити в собі посилання на інші осередки, але це не обов'язкова умова.
Окремим видом формул є функції. Це своєрідні підпрограми, які містять встановлений набір аргументів і обробляють їх за певним алгоритмом. Функції можна вводити вручну в клітинку, поставивши в ній попередньо знак «=», а можна використовувати для цих цілей спеціальну графічну оболонку Майстер функцій, який містить весь перелік доступних в програмі операторів, розбитих на категорії.
За допомогою Майстра функцій можна здійснити перехід до вікна аргументу конкретного оператора. У його поля вводяться дані або посилання на комірки, в яких ці дані містяться. Після натискання на кнопку «OK» відбувається виконання заданої операції.
урок: Робота з формулами в Excel
Як бачимо, в програмі Excel існує дві основні групи типів даних: константи і формули. Вони, в свою чергу діляться, на безліч інших видів. Кожен тип даних має свої властивості, з урахуванням яких програма обробляє їх. Оволодіння умінням розпізнавати і правильно працювати з різними типами даних - це першочергове завдання будь-якого користувача, який бажає навчитися ефективно використовувати Ексель за призначенням.